Wieso ist es wichtig, den Bürgschaftsbedarf exakt zu ermitteln?
Um Bürgschaften beantragen zu können, benötigen Sie eine Kautionsversicherung, über die Sie einen Bürgschaftsrahmen erhalten. Aus diesem können Sie die benötigten Bürgschaften ausstellen lassen. Mit Abschluss der Kautionsversicherung wird der Bürgschaftsrahmen auf eine bestimmte Summe festgesetzt. Außerdem wird das Einzellimit festgelegt, also wie hoch eine einzelne Bürgschaft für einen Auftraggeber maximal sein darf. Damit der Rahmen zu Ihrem Bürgschaftsbedarf passt, ist es wichtig, im Vorfeld die benötigten Beträge so genau wie möglich zu berechnen. Denn Bürgschaftsrahmen und Einzellimit können nicht beliebig hoch- und heruntergesetzt werden – vor allem nicht kostenfrei.
Mit einem möglichst exakt bestimmten Bürgschaftsbedarf vermeiden Sie, dass der Rahmen im Laufe des Jahres nicht mehr ausreicht und Bürgschaften nicht oder nicht zeitnah ausgestellt werden können oder dass Sie einen unnötig hohen Beitrag für einen zu großen Rahmen bezahlen. Natürlich sind nicht alle Aufträge und die benötigten Bürgschaften bekannt, für diese wird eine Reserve eingeplant.
Wann sollte ich den Bedarf ermitteln?
Wir empfehlen, eine Jahresplanung für das kommende Jahr vorzunehmen, in der alle bereits bekannten Bürgschaften aufgelistet werden. So erhalten Sie einen ersten Überblick über anfallende Bürgschaften. Außerdem sollte Ihr Bedarf mehrmals im Jahr geprüft werden, um die Kautionsversicherung, falls notwendig, rechtzeitig anzupassen [siehe dazu : Frühzeitig planen].
Wie bestimme ich meine insgesamt benötigte Bürgschaftssumme?
Damit Sie Ihren gesamten Bürgschaftsbedarf bestimmen können, müssen Sie zunächst die Beträge der einzelnen Bürgschaften richtig bestimmen. In welcher Höhe eine Bürgschaft zu stellen ist, finden Sie in Ihrem Vertrag.
- Wenn zum Beispiel für eine Anzahlung in Höhe von 10.000 EUR eine Bürgschaft in Höhe von 100% gestellt werden soll, ist die Bürgschaftssumme 10.000 EUR.
- Bei einer Gewährleistungsbürgschaft sind es hingegen 5% des Auftragswertes. Bei einem Auftrag in einem Gesamtwert von 150.000 EUR wird daher eine Bürgschaft in Höhe von 7.500 EUR benötigt.
Wenn Sie zum ersten Mal einen Bürgschaftsrahmen abschließen möchten, rechnen Sie alle Bürgschaftssummen zusammen und ergänzen diese um einen Puffer von 20 Prozent. Der Puffer wird eingeplant, da weitere Bürgschaften hinzukommen können, die noch nicht bekannt oder planbar sind. So müssen Sie dann nicht direkt eine Erhöhung des Rahmens beantragen. Mit der errechneten Summe werden später Bürgschaftsversicherungen angefragt.
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Bürgschaftsrahmen vorhanden – aktuellen Bürgschaftsrahmen beurteilen
Wenn Sie bereits einen Bürgschaftsrahmen haben, geht es bei der Bedarfsplanung darum, den aktuellen Rahmen zu überprüfen. Muss dieser ggf. erhöht oder reduziert werden? Wird der Bürgschaftsbedarf auch im kommenden Jahr abgedeckt? Wenn Sie die einzelnen Bürgschaftshöhen (Einzellimite) kennen, können Sie anhand folgender 4 Schritte Ihre Bürgschaftsplanung vornehmen.
Schritt 1: Auslastung des Bürgschaftsrahmens
Prüfen Sie Ihren Rahmen auf das aktuelle “Obligo”. Das bedeutet, dass Sie prüfen, wie viel von dem zur Verfügung gestellten Rahmen in einer Verpflichtung ist, also genutzt wird. Schauen Sie, wie viel von Ihrem Bürgschaftsrahmen noch “frei” verfügbar ist.
Schritt 2: frei werdende Summe / auszubuchende Summe
Prüfen Sie, welche Bürgschaftsurkunden im aktuellen Jahr auslaufen und an die Versicherung zurückgegeben werden können. Wenn diese ausgebucht wurden, haben Sie diese Summen in Ihrem Bürgschaftsrahmen wieder frei. Daher ist zu prüfen: Welche Bürgschaften mit welchem Betrag erhalten Sie zurück? Diese Summen können für weitere Bürgschaften genutzt werden.
Schritt 3: Bedarf im aktuellen Geschäftsjahr
Schätzen Sie Ihre Auftragslage für das aktuelle Jahr ab. Ist das Auftragsvolumen mehr oder weniger als letztes Jahr? Werden die gleichen Vorhaben abgewickelt und damit ein ähnlicher Bürgschaftsbedarf? Gibt es ggf. mehr gewerbliche Auftraggeber und deshalb einen höheren Bürgschaftsbedarf?
Prüfen Sie besonders die größeren Aufträge. Benötigen Sie für einen größeren Auftrag eine Bürgschaft mit einer höheren Summe als sonst? Es ist möglich, dass diese höher ist als das zulässige Einzellimit Ihres Bürgschaftsrahmens. Dann muss das Einzellimit rechtzeitig erhöht werden, da die Bürgschaft sonst nicht sofort ausgestellt werden kann und es zu vermeidbaren Verzögerungen kommt. Bei manchen Versicherern muss dazu der Rahmen erhöht werden, bei anderen können Sie das Limit individuell bestimmen und selbst hochsetzen.
Schritt 4: Beurteilung des aktuellen Rahmens
Jetzt können Sie Ihren aktuellen Bedarf und daraus die eventuell zusätzlich benötigte Rahmenhöhe bestimmen:
Bedarf aktuelles Jahr – Freier Rahmen – zurückkommende Bürgschaften = zusätzlich benötigter Rahmen
Tipp:
Planen Sie eine großzügige Reserve ein und fordern Sie Ihre Bürgschaftslinie immer ein wenig zu groß an. Der geringe Mehrbeitrag rechnet sich in der Regel immer. Die höhere Bürgschaftslinie bedeutet mehr Geschwindigkeit in der Umsetzung und weniger Stress bei der Beantragung. Generell gilt: Die Linie wächst mit Ihrem Unternehmen. So haben Sie immer ausreichend Liquidität, um auch ungeplante Aufträge problemlos anzunehmen. Gleichzeitig erhöht sich der Versicherungsbeitrag nur geringfügig. Wenn der Bürgschaftsrahmen ausgeschöpft ist, aber neue Bürgschaften kurzfristig benötigt werden, können Fristen oder getroffene Zusagen ggf. nicht eingehalten werden. Das schwächt die Kundenbeziehung. Wir empfehlen auch unbedingt vor Ihrer Angebotsabgabe an den Kunden den Rahmen auf die mögliche neue Bürgschaft zu prüfen und ggf. nötige Mustertexte einzureichen.
Ich kenne meinen Bedarf – Wie geht es weiter?
Wenn Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, geht es im nächsten Schritt darum, die bestmöglichen Voraussetzungen für die Angebotssuche zu schaffen. Die wichtigste Kennzahl für Anbieter ist die Bonitätsbewertung Ihres Unternehmens in Kombination mit Ihrem Umsatz. Erfolgreiche Unternehmen prüfen Ihre Bonitätsbewertung per Selbstauskunft und optimieren diese, falls nötig. Wie das geht, können Sie in Schritt 3 unserer Checkliste nachlesen.
