Frühzeitig planen

Warum ist frühzeitig planen bei Bürgschaften so entscheidend?

Der häufigste Fehler beim Bürgschaftsmanagement ist mangelnde Planung. Plötzlich steht der Auftrag vor der Tür oder die Rechnung kann gestellt werden – aber die geforderte Bürgschaft fehlt. Ein weiteres Problem: Es gibt zwar eine Bürgschaftsversicherung, im Bürgschaftsrahmen ist aber kein ausreichender „Platz“ mehr, um die neue benötigte Bürgschaft zu beantragen.

Das kann weitreichende Konsequenzen haben. Wenn Sie noch keinen Bürgschaftsrahmen besitzen, müssten Sie zunächst eine Kautionsversicherung vereinbaren. Wenn Ihre Bürgschaftslinie zu gering ist, müssen Sie diese erhöhen lassen oder einen weiteren Vertrag bei einem anderen Anbieter abschließen. Bis Ihre Anfrage bearbeitet wurde, vergeht Zeit. Nicht selten gibt es vonseiten des Versicherers Rückfragen oder es müssen weitere Unterlagen eingereicht werden. Für solche Fälle muss ebenfalls Zeit eingeplant werden. Wenn Sie die Kautionsversicherung erfolgreich abgeschlossen haben, müssen Sie die Bürgschaft beantragen und es vergehen weitere Tage, bis die Bürgschaftsurkunde postalisch bei Ihnen ankommt. 

Was passiert, wenn ich meine Bürgschaften nicht plane?

Planen Sie Ihre Bürgschaften nicht, kann es dazu führen, dass Sie einen Auftrag im Zweifel erst später annehmen können. Im Falle einer Gewährleistungsbürgschaft kann es sein, dass Sie die volle Rechnungssumme erst dann ausgezahlt bekommen, wenn Sie die Bürgschaftsurkunde aushändigen. Bei einer Mietkaution müssen Sie dementsprechend einen Teil der Kaution oder die gesamte Kaution als Bargeld stellen. Diese können Sie – nach Absprache mit Ihrem Vermieter – zu einem späteren Zeitpunkt auslösen und die Urkunde hinterlegen. Bei einigen Bürgschaftsarten wie etwa der Bietungsbürgschaft kann eine fehlende Planung dazu führen, dass Sie die Bürgschaftsurkunde nicht rechtzeitig erhalten und nicht am Bietungsverfahren teilnehmen können. So verlieren Sie einen potenziellen Auftrag.

Achtung:
Nur mit ausreichender Vorlaufzeit können Sie alle Optionen und Anbieter in Ruhe prüfen. Wenn schnell eine Bürgschaft benötigt wird, werden oft die naheliegendsten Lösungen abgeschlossen. Das führt dazu, dass meist unnötig hohe Beiträge gezahlt oder Sicherheiten hinterlegt werden müssen, die Kapital binden. Mit einem frühzeitigen Konzept lässt sich die Hinterlegung von Sicherheiten meist verhindern.

Frühzeitig planen – Wie früh ist „früh“?

Wir empfehlen, am Ende jeden Jahres eine Jahresplanung für das kommende Jahr zu machen. Wie bei der jährlichen Planung des nächsten Geschäftsjahres sind auch Bürgschaften ein zu planender Bedarf. Alle kommenden Aufträge, die bereits bekannt sind, werden auf zu stellende Bürgschaften geprüft, die durch Versicherer gestellt werden können. Diese Kalkulation wird der Finanzbuchhaltung übergeben und regelmäßig (z. B. vierteljährlich) geprüft:

• Welche Bürgschaften wurden ausgegeben und haben damit den Rahmen weiter ausgenutzt?
• Welche werden nicht mehr benötigt und ausgebucht, sodass wieder ein Teil des Rahmens freigeworden ist?

So haben Sie ein entsprechendes „Frühwarnsystem“, wann die freien Kapazitäten aufgebraucht sind.

Wie plane ich richtig?

Wenn Sie noch keine Kautionsversicherung und damit auch keinen Bürgschaftsrahmen haben, sollten Sie den Abschluss der Versicherung in Ihre Zeitplanung einbeziehen. Die Bürgschaft können Sie beantragen, sobald Sie den Auftrag (zeitnah) erhalten und einen Vertrag vorliegen haben, laut dem eine Bürgschaft gefordert oder eine Sicherheit gestellt werden muss.

Wenn Sie einen Bürgschaftsrahmen besitzen und dieser zu 80% ausgeschöpft ist, sollten Sie Ihren weiteren Bürgschaftsbedarf genau betrachten (dazu Schritt 2: Bürgschaftsbedarf richtig ermitteln). Am besten sprechen Sie mit Ihrem Bürgschaftsexperten, um den Rahmen rechtzeitig zu erhöhen oder einen neuen abschließen zu können. Bei einigen Versicherern (Achtung: nicht bei allen) bekommen Sie Informationsschreiben, wenn Ihr Bürgschaftsrahmen ausgeschöpft ist. Prüfen Sie daher am besten selbst regelmäßig Ihre Unterlagen, damit Sie immer einen aktuellen Überblick haben.

Damit haben Sie ausreichend Zeit für die Auswahl der richtigen Verträge und machen insbesondere gegenüber dem Auftraggeber einen positiven Eindruck. Schließlich können Sie ihm schnell die Bürgschaftsurkunde überreichen. Auch wenn Auftraggeber individuelle Bürgschaftstexte (Sondertexte) benötigen, sind diese bei ausreichender Planungszeit einfacher abzustimmen. 

Eine frühzeitige Planung hat außerdem den Vorteil, dass Sie Kosten sparen und mit dem richtigen Avalmanagement (Schritt 9: Avalmangement) die passenden Konditionen erhalten.

Ich habe frühzeitig geplant – Wie geht es weiter?

Nachdem Sie feste Prozesse in Ihrem Unternehmen etabliert haben, um Ihre Bürgschaften regelmäßig zu planen und zu überprüfen, ermitteln Sie Ihren konkreten Bürgschaftsbedarf. Hierbei bestimmen Sie die genauen Bürgschaftssummen, die Sie benötigen und behalten die Beantragung und Ausbuchung von Bürgschaften aus Ihrem Bürgschaftsrahmen im Blick. Mehr dazu erfahren Sie in Schritt 2.